Uma das coisas mais importantes para ter uma esteira de vendas funcionando bem é a estrutura. Isso significa ter uma definição clara de papéis, principalmente por parte do gestor de vendas. A agenda de um gestor comercial é recheada de atribuições que envolvem organizar pessoas e processos. Se a agenda é bem feita, excelente. Mas por que não seria?
Porque existe um erro muito comum dos gestores comerciais: vender. Quem vende tem meta, e quem tem meta está em constante competição. Já pensou em um gestor que compete com suas próprias equipes? Sem dúvidas, é um grande problema que atrapalha o desempenho de seu papel.
Considerando isso, apontamos como deve ser a agenda de um gestor comercial. Para tanto, partimos das suas responsabilidades dentro da empresa que levam a um trabalho mais estratégico e com melhores resultados.
Acompanhe!
As 3 principais funções do gestor de vendas
Uma boa gestão comercial tem atribuições que envolvem todos os processos de vendas de uma empresa. Gestão de pessoas, condução de treinamentos, acompanhamento de metas e conhecimento e envolvimento em estratégias de marketing são algumas delas. Mas quais são as macro-funções de um gestor de vendas?
A primeira delas é definir e acompanhar metas e métricas. Quais são os objetivos que devem ser atingidos pelo time de vendas? Você as definirá com base na previsibilidade de vendas e no acompanhamento das estratégias de marketing desenvolvidas pela empresa.
E as métricas que serão acompanhadas? Esses indicadores ajudam a encontrar gargalos nos processos e a alcançar os objetivos propostos mais rapidamente. Algumas métricas importantes são o custo de aquisição por cliente (CAC), o lifetime value (LTV), as propostas enviadas, o ticket médio, dentre outras.
A segunda grande atribuição do gestor comercial é desenvolver e otimizar o processo de vendas. Esse profissional deve participar de projetos para criar e melhorar processos de prospecção. Com base nas métricas que acabamos de apontar, ele identifica os problemas a serem corrigidos e os processos que podem ser encurtados.
Por fim, a terceira grande função do gestor de vendas é desenvolver o time. Um bom gestor é, antes de tudo, um grande motivador e parceiro do time. Muitas atividades auxiliam as equipes em seu desenvolvimento para atingir melhores resultados.
Leituras orientadas, treinamentos presenciais e online, small talks, criações de artigos e dramatizações são alguns exemplos de atividades.
E qual a relação entre as funções e a agenda de um gestor comercial? Bem simples. Essa agenda deve estar recheada de tarefas relacionadas ao seu papel na empresa. Gestor comercial não vende, então essas atividades ficarão restritas para quem vende.
A agenda de um gestor comercial
Pensando nas funções de um gestor comercial, sua agenda deve ser estruturada considerando o desenvolvimento das atividades a elas relacionadas. Mas antes de entrarmos nas dicas práticas para construir uma boa agenda de um gestor comercial, precisamos destacar algo importante.
A gestão comercial é muito romantizada em muitas empresas, tanto para o gestor quanto para os subordinados. Apesar de estarmos falando da etapa de vendas, onde existe uma enorme pressão pelo resultado, há gestores que pensam mais em serem queridos pelo time.
Venho com más notícias: não existe ambiente de paz e amor nas vendas. Isso, certamente, não significa que o gestor deva ser um chefe autoritário, distante e que cobra metas irreais. Significa, na verdade, que todas as pessoas devem estar cientes e se prepararem para lidar com a pressão de atingir resultados.
Por isso, a preparação é o ponto fundamental da agenda de um gestor comercial. Ele prepara o time, os processos e a rotina. Independentemente de ter sido gestor ou não, vamos resolver sua dificuldade em estruturar uma boa agenda para ter sucesso em sua função.
E se falamos de preparação, falamos de rituais. Ter alguns rituais com o time é a melhor maneira de desenvolver a equipe e acompanhar a execução das atividades.
Sem dúvidas, você precisará ter reuniões com a diretoria para eventualmente trazer projeções ou entrevistas de recrutamento. Mas vamos focar nos rituais importantes que ocuparão a agenda de um gestor comercial.
Lembrando que isso não é uma receita de bolo, é somente uma das alternativas. Veja a seguir as atividades que acreditamos que devem estar na sua agenda diária, semanal ou mensal. A organização de periodicidade fica a seu critério!
Promova reuniões individuais com os membros da equipe
Você já ouviu falar na reunião 1-1 semanal? Essas reuniões individuais com um membro da equipe são fundamentais para estreitar relacionamentos. Você pode marcar um encontro com o fulano nesta semana, um encontro com o ciclano semana que vem e assim por diante.
A ideia desse encontro semanal é abordar temas mais pessoais. O gestor deve criar um ambiente para que o profissional se sinta à vontade em compartilhar coisas de sua vida. Às vezes, houve uma queda de produtividade devido a um problema de saúde na família. Abrir o diálogo para que eles criem uma conexão com você é muito importante.
Essas reuniões individuais podem vir em forma de almoço também. O objetivo é o mesmo: estreitar relacionamentos.
Realize daily meetings
Trazendo para o âmbito profissional, a agenda de um gestor comercial deve ter diariamente as chamadas daily meetings. Daily meetings ou stand-up meetings são reuniões em que os participantes ficam em pé. Com o desconforto de permanecer em pé por longos períodos, as reuniões são sempre curtas, com duração de 10 a 15 minutos.
As daily meetings servem para falar o que foi feito em um projeto desde a última reunião (ontem) e o que será feito até a próxima (amanhã). São reuniões presentes no SCRUM, uma metodologia ágil muito interessante.
Faça reuniões mensais
Além das reuniões diárias para acompanhamento de um projeto em curso, as reuniões mensais são atividades obrigatórias na agenda de um gestor comercial.
Na reunião mensal do time, o gestor tem uma ótima oportunidade para trazer números, metas, visão e novidades do produto. É também o momento de integrar outras áreas da empresas, com inclusão de small talks, onde alguém do time prepara uma pequena palestra para falar de algum assunto.
Esses encontros são também importantes para o gestor coletar impressões dos processos de vendas. O time está conseguindo se comunicar com eficiência? Se não, é preciso ver se a estruturação do processo de vendas está eficiente ou se um sistema que abranja diversos canais internos pode resolver a questão.
Outra impressão importante para se atentar nas reuniões mensais é a sobrecarga. Elas podem ser mencionadas nas reuniões individuais, sem dúvidas, se assim quiser o colaborador. No entanto, é possível que a equipe de vendas esteja sobrecarregada coletivamente.
Diante disso, é importante avaliar a divisão das tarefas entre os vendedores e na equipe. Em muitos casos, por ineficiência ou erro na equipe de marketing, o setor de vendas pode estar assumindo funções que não são propriamente dele. Corrigindo esses processos, o gestor consegue manter a motivação do time.
Adote o shadow coaching
A prática do shadow coaching é ainda desconhecida por muitos, mas é muito importante na agenda de um gestor comercial.
Shadow coaching é uma prática em que o responsável acompanha o colaborador da empresa para observar sua performance nas tarefas rotineiras. É uma sombra, pois ele analisa de perto as práticas, sem qualquer interferência, mas verificando as deficiências e traçando planos para supri-las. Tom de voz, linguagem corporal e resolução de problemas são alguns aspectos observados.
Na realidade das vendas, o gestor acompanha seus profissionais em atividades diárias, como organizar o CRM, fazer ligações ou fazer o follow-up. Sem qualquer dica ou sugestão naquele momento, ele anota, metrifica e depois dá um feedback.
Separe um tempo na sua agenda para o shadow coaching, pois ele será fundamental para desenvolver seu time individual e coletivamente.
Treine seu time
Se uma das macro-funções do gestor é desenvolver o time, os treinamentos devem obrigatoriamente integrar a agenda de um gestor comercial.
Em nossa visão, o time precisa dedicar um dia por semana só para treinamento. E eles podem vir de diversas maneiras, sempre com o mesmo objetivo: aprender novas técnicas, tendências e comportamentos. Veja algumas opções de treinamento:
- Workshops: os workshops presenciais ou online devem ter uma periodicidade adequada à realidade da empresa, mas a ideia central deles é discutir temáticas diversas, como formas de praticar a persuasão, técnicas de vendas, dicas para abordar os leads e convertê-los em clientes e outros assuntos;
- Leituras orientados: após propor um livro de marketing digital e vendas, o gestor dá um tempo para que todos leiam e, após o período, promove um debate sobre a obra;
- Audições: a proposta é analisar as abordagens feitas aos clientes (conversas gravadas) e discutir o que foi feito para promover a troca de conhecimentos e percepções;
- Role Plays/Dramatização: é a simulação de uma situação vivida pela equipe de vendas, como escutar uma ligação ou simular a conversa entre vendedor e cliente;
- Small talks: a cada semana, um membro do time é escolhido para uma palestra sobre um tema que está em alta no mercado de vendas.
Tenha sempre em mente os momentos de treinar seu time na agenda de um gestor comercial. A alta performance em vendas só é atingida quando as estratégias são executadas com maestria.
Por isso, as atividades de treinamento são tão importantes. Defina uma delas, considerando seu mapeamento dos resultados e do desempenho atual. Trabalhe os principais pontos de melhoria e as deficiências do time.
Dê feedbacks
Finalizando as atividades relacionadas ao desenvolvimento do time e à gestão de pessoas, os feedbacks são momentos obrigatórios na agenda de um gestor comercial. Você pode separar momentos individuais para tratar de assuntos mais delicados e também ter reuniões em grupo para abordar a equipe como um todo.
Neste momento, é preciso pontuar forças e fraquezas. Dar apenas feedbacks negativos é um tiro no pé e desmotiva a equipe. Elogiar em público, por outro lado, traz um grande benefício a todos, especialmente ao(s) elogiado(s).
Após sua análise dos processos e do shadow coaching, separe um tempo na agenda para conversar com sua equipe. E, claro, abra o diálogo para que ela também dê um feedback sobre sua atuação.
Separe um tempo para definir metas individuais e coletivas
De tempos em tempos, o gestor se reúne com a diretoria para entender os novos objetivos. Imagine que você já atingiu o patamar proposto no último ano. É hora de planejar o seguinte e definir estratégias. A cada início de ciclo, é preciso separar um espaço na agenda de um gestor comercial para definir metas individuais e coletivas.
A periodicidade dessas atividades varia conforme cada negócio, claro. Mas a produtividade da equipe está atrelada a esse momento. As metas devem ser ambiciosas e realistas. A partir delas, entra a atividade do gestor de delegar tarefas conforme o perfil de cada profissional.
Liste as ações para padronizar os processos internos
Seguindo a linha das tarefas voltadas ao processo que estrutura a esteira de vendas, a padronização é outra atividade importante para constar na agenda de um gestor comercial. Você precisa ter um método que será repetido por todos os vendedores no processo de vendas.
Mesmo que cada cliente seja único, seus profissionais devem seguir um padrão para que saibam como agir em cada etapa. Ao seguir esse método, eles conseguirão utilizar a melhor abordagem para o público-alvo. É também uma maneira de saber com clareza de suas responsabilidades e atividades naquele momento.
Periodicamente, você poderá propor mudanças após analisar as métricas. Ao encontrar gargalos, por exemplo. Por isso, é difícil definir que a padronização ocorrerá semanalmente ou mensalmente. Mas tenha em mente a necessidade de listar as ações relacionadas a essa atividade.
Dessa forma, você terá em mãos uma equipe confiante e operações de vendas mais eficientes.
A agenda de um gestor comercial deve conter atividades que se relacionam às suas três principais funções: definir e acompanhar métricas e metas, desenvolver e otimizar o processo de vendas, e desenvolver o time.
Existem inúmeras atividades para cada um desses objetivos, e todas elas devem fazer parte de sua rotina. Algumas tarefas são diárias, enquanto outras têm a periodicidade definida unicamente por você.
Na hora de elaborar a agenda ideal, considere sempre que você é um gestor, e não um vendedor. Se ainda tem dúvidas sobre sua função, veja tudo sobre o papel de um gestor comercial!
